【ビジネスメール】催促のフレーズ
ビジネスで催促のメールを相手に送る際は、
気分を害さないようにと神経を使います。
気遣う文章になっていないと相手に誤解を与えてしまい、
その後の相手との関係に響いてくる場合もあります。
そこで今回はやりとりを円滑に進める事ができる
「催促のフレーズ」をご紹介いたします。
１．謝罪の気持ちを伝える
相手は自分のメールだけを見ている訳ではありません。
受信された大量のメールに埋もれている場合もあります。
まずは初めに“申し訳ない”という気持ちを伝えましょう！
「ご多忙のところ大変恐縮ですが」
「お忙しいところ大変申し訳ございません」
など、冒頭に書きましょう。
忙しい中催促をして申し訳ない、
という気持ちを伝える事が大切です。
２．相手が返信しやすい言い訳
ポピュラーな言い訳を引き出すのも返信をいただくのにはアリです！
「もしかしたら迷惑メールフォルダなどに入ってしまっているかと思い、再度メールを･･･」
など、相手が返信しやすい言い訳の余地を作ると相手も返信がしやすいでしょう。
迷惑メールフォルダに入っていたというのは
割とポピュラーですが、言いやすい状況を作ると
「そうそう！迷惑メールフォルダに入っていて気づかなくて」
なんて言う事もでき、相手が返信しやすくなるかもしれません。
３．断りの言い換えフレーズ
▼今、どんな状況ですか
・どのようになっているでしょうか
・いかがなりましたでしょうか
・～についてご確認いただけますでしょうか
▼困っています
・大変困惑しております
・どうしたものかと苦慮しております
▼対応してください
・すぐにご連絡をください
・至急ご連絡をお願いいたします
・誠意ある対応をしていただけますよう、お願い申し上げます
４．前に送ったメールを貼り付ける
相手がメールを探さなくても問題がないように、
以前送ったメールのコピーを貼りつけると親切です。
相手がメールの内容を確認しやすい状態になります。
例：前回のメールは以下に再度記述しておりますので、ご確認にお使いください。
などと書いておくとメールの文章が続いても
落ち着いて、混乱せずに伝えることができます。
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「メールの返信がない事を怒る」のではありません。
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