手紙は縦書きで
手紙を書く時は原則「縦書き」です。親しい間柄の相手に書くカジュアルな内容の手紙であれば、横書きでも構いませんが、形式的で改まった手紙を書く時は縦書きにしましょう。

 

1.　封筒の表書き

１）郵便番号は必ず入れます。

２）住所は、都道府県名から縦書きで書きます。文字数とスペースを考えながら均等に割り振り、２行にわたる時は、区切りのよいところで改行します。番地などの数字が分かれないように注意しましょう。

３） 会社名は（株）（有）などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。また、前株や後株などを間違えないように気をつけましょう。

４）宛名は封筒の中央に大きく書きます。住所より１字分下げたところから書き始めます。

５）｢親展」は外脇付けと呼ばれ「ご本人自ら開けて下さい」という意味です。その他、外脇付けには「至急」「重要」などがあります。

役員会の議事録や人事関係の書類そして公表されていないデータ、履歴書など本人以外の目に触れてほしくないものは親展で送ります。

敬称のつけ方

◇ 企業、団体・・・「御中」→株式会社○○○　御中
◇ 職名・・・・・・「殿」→→人事部長殿
◇ 個人名・・・・・「様」→→△△△△様
◇ 多数の同格の人・「各位」→関係者各位

 

２.　封筒の裏書き

６）封をしたら合わせ目の中央に「〆」を書きます。
「〆」は封字と言い、確かに封をしましたという印で、他にも「締」「封」が使われます。

７）裏面の中央の繋ぎ目の左側の位置から記入します。住所は表書き同様に都道府県から書き、社名・部署名・氏名の順で書きます。

 

＜封筒の選び方＞
正式な手紙には、白色無地で封筒の内側に薄い紙がある二重封筒を使いましょう。
但し、お悔やみの手紙などを書く場合、二重封筒は「重なる」という意味を連想させるので避けるようにしましょう。弔事には「不幸が重ならないように」と使わないのがマナーです。

 

＜便箋の選び方＞
改まった内容や目上の人に宛てて手紙を書く場合は、白色無地の便箋を選ぶのがルールです。明るい色や模様の入ったものは、親しい間柄の場合のみにしましょう。

 

＜便箋の枚数のマナー＞
便箋は、原則2枚以上書くのがマナー。緊急な用件などの場合を除いては、手紙は便箋1枚で終わらせてしまわないように気をつけます。
1枚で手紙を書き終えてしまった場合、かつては白紙の便箋を添えて2枚にするのがマナーとされていましたが、現在はそこまでこだわる必要はないものの、なるべく２枚以上書くことがマナーとされています。但し、一筆箋は１枚で大丈夫です。

2枚目に名前や日付だけを書くのもNG。内容が1枚目で収まりそうな時でも、できれば2～3行文章が続くように仕上げます。本文に少しでも文章を足して、2枚目にもかかるくらいに引きのばして書くようにします。
また、お悔やみの手紙は、不幸が「重なる」と言う事を避けるために1枚にまとめる場合もあります。

 

＜便箋の折り方＞
《三つ折りの場合》
文章が書かれている面を内側に下の三分の一を真ん中に折りあげ、上の三分の一を真ん中に折って重ねます。

《四つ折りの場合》
文章が書かれている面を内側に下から二つ折りにし、続いて下からもう一度二つ折りにします。

 

＜セロハンテープやホチキス留めは？＞
封はセロハンテープやホチキス（ホッチキス）ではなく、のりで貼り付けます。
中の便箋や封筒同士がくっつかないように封筒にのり付けしましょう。

セロハンテープの場合は、簡単に破れる性質なので重要書類を送る場合など、厳重に封をするという意味においては不向きです。但し、最近では粘着力に優れた製品もありますので、カタログなどの送付であれば差し支えはないと思います。

ホチキス（ホッチキス）の場合は、輸送過程で他の郵便物に引っ掛かり、破れて中身が漏れてしまったり受け取る相手が誤って手を切る可能性がありますので、封筒をホチキスで止めるのは厳禁です。