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【ビジネスメール】書き出しのフレーズ

ビジネスパーソンも、これから就活でビジネスメールを書くという就活生も、
正しいビジネスメールの書き方をマスターしておいて損はありません。

今回は「書き出しのフレーズ」ご紹介いたします。

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1.書き出しのルール

1)所属会社+相手の名前(様)所属部署・役職がわかっている場合は所属部署・役職。
2)挨拶
3)名乗る(所属組織+名前)で書きます。

また、件名だけで内容が分かるように具体的に書きましょう。

具体的に書けば、どんな内容なのかがすぐに相手に伝わり、
メールを開いてもらえる確率があがります。

開いてもらいやすい具体的な件名を書くには、
「メールの内容の要約」を件名にすると良いでしょう。

例えばこんな件名はどうでしょう?

件名:お願い

これは具体的ではありません。
「お願い」だけでは、「何」のお願いだか分からないからです。

このような件名はNGです・・・。

それでは、次のような件名はどうでしょう?

件名:OB訪問のお願い【◯◯大学△△(名前)】

こちらは具体的ですね。どような内容かが件名で分かります。
このように、具体的に件名を表記してください。

 

2.短く、見やすく、答えやすく

●短く
一行が長く続くと、読みにくくなります。
40文字程度で適宜改行してください。

見やすく
2〜3行を目安に改行してください。
行間が空いていることで、文章が読みやすくなります。

箇条書きを使って分かりやすく
箇条書きを使うと、文章が読みやすくなります。
また、箇条書きにして要点を書きだす過程で伝えたい事も
クリアになり、より読みやすい文章に近づいていきます。

また、質問事項・要求事項がある場合、箇条書きを使えば、相手も
「1についは〜」と回答しやすくなりコミュニケーションが効率化します。

 

3.フレーズと使用例

はじめてご連絡致します。
└→ 例:はじめてご連絡致します。〇〇会社で〇〇を担当しております〇〇と申します。
突然のメールで失礼いたします
└→ 例:突然のメールで失礼致します。〇〇を拝見してご連絡させていただきました。
ご無沙汰しております
└→ 例:ご無沙汰しておりまして、失礼致しました。
ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしですか
└→ 例:ご無沙汰しておりますが、お変わりなくお過ごしの事と存じます。
ご連絡ありがとうございます
└→ 例:早速のご返事、ありがとうございます。
失礼ながら重ねて申し上げます
└→ 例:失礼ながら重ねて申し上げます。
先週までにとお話致しまして、〇〇の提出をお願い致します。

 

4.言い換えフレーズ

【はじめまして】
・はじめまして
・はじめてご連絡致します
(〇〇会社の〇〇と申します)
・突然のメールで失礼致します
【久しぶり】
・お久しぶりです
・ご無沙汰しております
・ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしですか
【いつもどうも】
・お世話になっております
・いつもお心遣いいただき、誠にありがとうございます
・いつもお心にかけていただき、深く感謝申し上げます
【連絡ありがとう】
・ご連絡ありがとうございます
・早速お返事をいただき、嬉しく思います
・お気持ちの大変こもったメール、嬉しく拝読致しました
【続けて送ります】
・何度も申し訳ございません
・失礼ながら重ねて申し上げます

 

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相手への敬意と配慮がポイント!

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