今回は「お知らせ」や「案内」に使えるフレーズや言い回しをご紹介！

～のため～したことをお知らせします／今後とも～、というように
今後も良好な関係を築きたい旨を添えるとより良いでしょう。

１．忘年会のご案内

親睦パーティとはいえ、社外向けの案内文章ですので
まず初めに、丁寧さを考え言葉を選ぶ事が大切です。

直接的な「～ください」などの文章は避けた表現を使いましょう！

◎案内のフレーズ例

「本年押し詰まってまいりました」
└→　「残りわずか」と同じく「今年ももうすぐ終わりだ」との意味でのフレーズです。
「今年も忘年会シーズンにとなりました」など工夫をしても良いでしょう。

「ご参加いただければ幸いです」
└→　「～幸いです」と同じ意味で「～幸せに思う」と自分の気持ちを
へりくだって伝える事で間接的に相手の行動を、促す表現です。
例では出欠の返信を求めて使っていますが参加の誘いにも使えます！

 

２．メルマガの定期送信のお知らせ

企業や店舗がメールマガジンを行う事がいまや一般的となっています。
勝手に送るのはもちろんの事、相手の迷惑になりかねません。

相手の了解を得てから、また定期配信をする前にも
お知らせをする事でお客様に安心感を与えましょう！

◎メール配信を伝えるフレーズ例

「この度は〇〇有限会社の無料メールマガジン、
「△△めーる」にお申込みいただき、ありがとうございました」
└→　名称をはっきりと伝え、申し込んでいただいた事にお礼を述べます。

「お申込でない場合は、ご迷惑をお詫びいたします」
└→　受信側の状況が分からない際はあらかじめお詫びの言葉を含めます。

メール送信は何かと間違いが多いものです。

「ご案内が重複しておりましたらお詫び申し上げます」もよく見る例です。

 

３．報告メールを送信する時のマナー

報告する方法として一番はできるだけ相手に面と向かって話す事が大切ですが、
仮に相手が不在の場合、遠方にいる場合などはメールで報告を行う場合もあります。

１）報告の内容・緊急度に合わせて連絡手段を選ぶ
急ぎの報告や報告に対してすぐに回答が必要な場合は、メールは使わず電話で伝えましょう。

メールのメリットは相手がどんな状況でも送信可能という事です。
しかし、逆に考えると相手が忙しい時は見ないですし、
送ったメールが見落とされてしまうという可能性もあります。

２）報告内容が分かる件名をつける
報告する相手には毎日大量のメールが届いています。
相手に届く大量のメールの中から、あなたの報告メールを
見つけ出してもらえるような件名をつけましょう。

件名の冒頭に、「至急ご連絡以来」「ご報告依頼」といった、
文言をつけると良いでしょう。冒頭の文言に続いて一文で表現します。

 

４．案内の言い換えフレーズ

▼ お知らせです
・ご通知申し上げます
・ご案内かたがたお願い申し上げます

▼ 開催します
・開催する運びとなりました

上記のような言い換えフレーズがあります。

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Check!

大量のメールの中から見つけ出してもらえる件名をつけよう！