本日ご紹介します記事は『訪問のマナー』です。

今回も、具体的な例も織り交ぜながら『訪問のマナー』について、ご紹介したいと思います。

訪問のアポイント

お客様と面談する場合、必ずアポイントを取ってから訪問するのがマナーです。
相手の都合を聞かずに訪問するのは迷惑にはなりかねませんし、不在となると相手の時間を無駄にすこともあります。
まずは、相手の都合を聞いてから返答をしましょう。アポイントは余裕を持って取ります。
（例）「来週の○曜日の○時はいかがでしょうか？」
上記のように先に候補をあげるのも良いでしょう。

 

１．訪問の際に注意すること

お客様に大切な時間をいただいてアポイントを取ったのに、約束の時間に遅刻することは厳禁です。
初めて訪問する企業の場合は、時前に「交通手段」や「所要時間」を調べておきましょう。

※トラブルなどで遅れそうになった場合、必ず先方に連絡します
（例）「大変申し訳ありません。出掛けにトラブルがありまして、お約束の時間を10分ほど過ぎてしまいそうなのですが、お待ちいただけますでしょうか？」など
お客様との約束の時間の前に、しっかりと連絡しましょう。

常日頃から時間に余裕を持って行動することが大切です。

 

２．訪問先の受付での対応

まず、訪問先に到着したら上着などは脱いでから受付に向かいます。
受付の方には、はっきりと自分の名前と本日は何の用件で訪問したのか伝えましょう。
（例）「私、○○会社の○○と申します。○時に○○部の○○様とお目にかかる約束になっております」
初めて、その企業に訪問する際は、名刺を差し出しても良いです。

 

３．待機時の注意点

部屋に通されたら、ご案内してくださった方に席の指定をされない限り、下座で静かに待ちましょう。
応対者が来た時にすぐに立ち上がって挨拶が出来るように、心と名刺の準備をします。
また、その日の使用する資料を再度確認しておくと慌てず話を進めることができます。

入り口から遠い席
⇒上席
入り口に近い席
⇒末席

 

４．待機時の注意点
順調に話が進んで、その後時間的な余裕があれば、相手の様子を見ながら
少々雑談をすることも良いですが、ゆっくり話をする雰囲気で無い場合や、
約束した時間が迫っている場合、新しい話題は振らずに切り上げるようにしましょう。
切り上げる際は、訪問した側が「では、そろそろ」といった言葉を伝えるのが一般的です。

 

Check!

早々にアポイントを取った場合は、前日に確認の電話を入れると間違いがありません。