【ビジネスメール】断りのフレーズ
断りのメールは申し入れや依頼・要望・要求などに対して、
その意に添うことができない、辞退したいという旨を伝えるためのものです。
まずは、ひとまず申し入れに感謝をし先方の要求に添えないことを詫び、
引き続き相手との関係を継続したい旨を伝えるようにしましょう！
今回は、「断りのフレーズ」をご紹介いたします。
１．断る時の言い方・言い回し
◎ビジネスでの基本の言い回し
「いたしかねます」
ビジネスでは「できない」という否定的な表現は嫌われますので、
「できない」と伝える場合は「いたしかねる」に置き換えましょう。
◎縁を切らずに断る
「今回は見送らせください」
「今回は遠慮させていただきます」
お付き合いのある企業からの依頼を断る時は、
良い関係を壊すことなく上手に断る必要があります。
そのような時は、断りフレーズの頭に「今回は」をつけると、
次回の可能性を期待させつつ上手に断れます。
◎申し訳なさそうに断る
「お役に立てず残念です」
むげに断ると、良好だった相手との関係が壊れてしまう恐れがあります。
相手に不快感を与えないよう「お役に立てず残念です」と伝えましょう。
「力になりたいのはやまやまですが･･･」という想いを届けられる言い方です。
２．「断る理由」を工夫する！
人は誰しも、基本的に断られることが嫌いです。
特に、立場の強い人間(例：大手取引先、顧客、上司)が、
立場の弱い人(例：納入業者、販売担当者、部下)から断られれば、非常に感情を害します。
そこで断る理由にフォーカスを当てましょう。
断る側が、自分の理由で断わるのはNGです。
断るなら、相手の理由を使いましょう。
【例】
「どうしても時間がとれないので」
「上司から了承されないので」
「当方に利益がでないので」
上記は、それが事実であっても「自分都合」になってしまい、
相手の不快感や怒りを買うことになりかねません。
このような理由ではなく「相手の立場」で考えた理由をうまく使いましょう。
それは、断る理由が「相手のデメリット」になるような理由です。
【例】
1) 相手にも面倒な作業が発生することを伝え、
相手が「それなら嫌だな、諦めるようか」と考えるもの
2) 法令違反などのコンプライアンス面で問題があることを伝え、
相手が「それは危険だから、避けよう」と考えて諦めるもの
3) 相手に「もっと簡単でメリットがある代替策」があることを伝え、
相手が「別の案のほうが得策」と依頼を取り下げるもの
【例】
多くの調査依頼があるので、明日中に回答するのは難しく～
（作業が多い中、調べものを依頼された）
└→ 確実な調査をするためには時間が相応にかかります。
明日中に回答するのでは、調査精度が甘くなり、
結果的にご迷惑をかける事になるので～
このような「相手視点の言い回し」を増やしていく事で、
綺麗に断るメールは上手に書けるようになっていきます！
３．断りの言い換えフレーズ
▼遠慮しておきます
・ご遠慮申し上げます
・お気持ちだけ頂戴します
▼お断りします
・お受けすることはできません
・お受けいたしかねます
・ご要望に沿いかねます
▼難しいと思います
・難しい状況です
・私の一存では決めかねます
・お断りせざるを得ない状況です
▼認められません
・納得できません
・承服いたしかねます
▼お断りしてすみません
・せっかくですが
・あいにく
・願ってもない機会ですが
４．仕事（見積もり）に対する断り
【例】仕事（見積もり）に対する断り
件名：「～システム」見積もりのご依頼について
△△株式会社
○○様
日頃より、格別のお引き立てをありがとうございます。
株式会社鈴木商事の鈴木太郎と申します。
この度は、見積もりのご依頼、
誠にありがとうございました。
作業内容に関する資料を拝見いたしましたが、
納期までの時間が非常に短く弊社の力では
お引き受けするのが難しい状態です。
このような次第で大変申し訳ありませんが、
今回のお見積のご依頼は辞退させていただきたくお願い申し上げます。
せっかくのご依頼にお応えできず、誠に申し訳ございません。
何卒、事情ご賢察の上、
ご了承くださいますようお願い申し上げます。
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株式会社 鈴木商事 営業部
鈴木 太郎（スズキ タロウ）
〒000-0000
福島県〇〇市△△町00-00
TEL：000-0000-0000（直通）000-0000-0000（代表）
FAX：000-0000-0000
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相手への敬意を忘れずに断るようにすれば、
自分が無理をする必要はありません！
Check!
