前回の「ビジネスメール編1」に引き続き、今回もビジネスメールについてご紹介いたします。
今回の記事は社内メール・社外メールについての記事です。

ビジネスメールでも、社内向けと社外向けとでは文の内容や構成、書き方が変わります。
社外向けはフォーマルに、社内向けは簡潔に書くことが一般的です。

そのメールは社内向けでしょうか？それとも社外向けでしょうか？
何気ないフレーズが、もしかしたら取引先を怒らせるきっかけになるかもしれません。
礼儀をわきまえ、メールのルールを学びましょう。

社内でも社外でも同じく、メールを送る際には、
基本的に「宛名」「挨拶」「名乗り」「本文」「結び」「署名」の6つのパーツに分かれます。

１．表記の間違いに気をつける

「宛名」では、まず表記の間違いに気をつけましょう。
特に社外メールの場合、初めて送る人の名前は書く前に一度見直します。
また、社名も「前株」なのか「後株」なのか、会社によって違います。
思い込みで、間違った部署名で覚えてしまっていることもありますので
一字一字、間違えないように確認してから書くようにしましょう。

※「御中」の使い方
「○○株式会社 △△部御中」というように、担当者の名前が分からない場合に使用します。
書き方は「会社名＋部署名＋御中」です。
担当者の名前が分かる場合には「会社名＋名前＋様」と書きます。
マナーとして「御中」と「様」は併用しません。

 

２．挨拶の仕方
「宛名」の次に「挨拶」が来ますが、社内では簡潔に「お疲れ様です」で十分でしょう。
「ご苦労様です」は目上の人から目下の人に使う表現です。逆は失礼に当たりますので要注意。
社外では「いつもお世話になっております」のフレーズをよく使う人もいらっしゃるかと思いますが、
初めてメールを送る相手には「突然のメールにて失礼いたします」などの書き出しにします。

 

３．名乗り方について
初めてメールを送る相手には、用件を伝える前にあなたが何者かを名乗りましょう。
あなたが企業に所属しているのであれば、「宛先」と同じように「企業名＋所属部署名＋名前」を書きましょう。
スムーズに呼んでもらうためにも、名乗ることが望ましいでしょう。
(例)株式会社○○ △△部の求職太郎です。

 

４．要領よく伝達する
「本文」のポイントは、社内･社外問わず内容が要領よく伝達できているか、です。
簡潔且つ箇条書きに近い文面で、改行をする方が読みやすくなります。

 

５．結びのフレーズ
定番は、社内では「よろしくお願いします」、社外では少し丁寧に「お願いいたします」です。
急な用件を伝える時に使用する「取り急ぎご連絡まで」というのもOKです。

 

６．署名
必要以上に飾らないことがポイント。

(例)○○株式会社 △△部 求職太郎
〒○○○-○○○○
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
E-mail:xx@xx.co.jp
URL:http://www.xx

 

★Check！
普段あまり使わない文語的な用語は、チェックしておきましょう。

・何卒⇒なにとぞ･･･「どうぞ」という意味の文語的な表現です。
(例)何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

・倍旧⇒ばいきゅう･･･以前の倍ほども、という意味です。
(例)今後とも倍旧のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

 

現代のコミュニケーションツールのひとつとして、
「話して相手に伝えること」から「書いて相手に伝えること」へと移行してきています。
読み手に正しく理解をさせ、好感を持たせるビジネス文章を作りましょう！