本日は、以前の記事に引き続き「報・連・相の重要性part2」ということで、
「ほうれんそう」(報・連・相) の中の、「連絡」「相談」の重要性についてご説明いたします。

「ほうれんそう」(報・連・相) が徹底されている企業は、上司と部下、
そしてスタッフ間のコミュニケーションがとれ、意思の疎通もできているものです。

「ほうれんそう」(報・連・相) なされていない企業では、上司と部下、
スタッフ間の意思疎通も出来ていないので、仕事の効率は悪くなります。

１．「連絡」は、”素早く簡潔”に

連絡の手段は場面に応じて異なるため、意思疎通を図るには
下記に挙げる内容を使い分けると良いでしょう。
基本的に連絡に関しては、下記3つを使い分けます。

◆急を要するもの
必要なことを、口頭・電話・FAXにて素早く連絡します
◆多数の人に知らせるもの
朝礼や終礼、会議等で人が集まる時を利用します
◆文書によるもの
※文書による連絡が必要なのは下記の場合
・数字を伴うものや方針に関するもの
・会議議事録等、記録を残す必要があるもの
・伝言だけでは間違いが起こる恐れがあるもの
・日報等、制度化されているもの
・グラフや図表等を示す必要がある時

連絡をしていない場合･･･

(例)当日になって打合せ時間を連絡した
⇒　各人が当日の作業をコントロール出来ない
(例)遅刻した際に事前の連絡をしていない
⇒　不安になる、相手の時間を削ってしまう

 

２．「相談」は、“伝える情報”が大切

仕事をしている中で「なかなか、結果がついてこない」という
思いを抱いている方も、いらっしゃるかもしれません。

そのような時には一度、相談をしてみましょう。
せっかく相談をするのですから、良いアドバイスをいただきたいですね。
では、良いアドバイスをいただくためには何をすれば良いのか？
それは、あなた自身の”伝える情報”にこだわらないといけません。

1.相談したい物事の現状
2.相談したい物事の目指しているところ
3.相談する前に既にやったことと、それをやった後に目指している状態にならなかった理由

上記3つを伝えることで、相談をされた側は
「どのような部分に問題があり、どのようなことをしたらいいのか」が明らかになり、
より的確なアドバイスを与えることが出来ることでしょう。

相談をしていない場合･･･

(例)分からないことがあったが相談せず勝手に業務を進めた
⇒　業務やり直しの可能性
(例)誰にも相談せずに、一人で何人もの人が関わるプロジェクトを進めた
⇒　クオリティの低下に繋がる

 

「ほうれんそう」(報・連・相)を円滑に且つきちんと行うには、
「報連相ルール」というものを自分と相手の中で作ってしまうのも一つの手でしょう。

(例)業務の進行で不安な事柄が生じた場合はすぐに相談します

いかにルール化するのか、どの仕事においても重要なことですが
「ほうれんそう」(報・連・相)も、同じように大切なことです。

 

コミュニケーションがとれていない職場で仕事をすることは、
あなたの仕事の“やる気”にも影響してくるはずです。

上下と横の関係に関わらず相談をし合う事で、業務を円滑に進めることができ、
また、問題を上手に解決したり、新しいアイデアが生まれたりすることでしょう！