本日は、仕事を円滑に進めていく上で重要な「ほうれんそう」(報・連・相) についての記事です。
「ほうれんそう」の中でも、今回は「報告」についてご紹介いたします。

「ほうれんそう」(報・連・相) とは「報告」「連絡」「相談」を意味します。
まずは、それぞれの意味についてご説明しましょう。

 

１．報告
上司からの指示や指令に対して、部下が経過や結果を知らせること。

報告する流れ
部下から上司へ
後輩から先輩へ

(例)上司や先輩から任されていた書類作成の進捗を報告する

２．連絡

上司や部下にかかわらず、関係者に簡単な情報を知らせること。
※注：自分の意見や憶測は入れないようにしましょう

(例)月末に行われる社内歓迎会などの時間と場所を連絡する

３．相談

判断に迷う時、意見を聞いて欲しい時など、
上司や先輩、同僚に参考意見を聞きアドバイスをいただくこと。

(例)プロジェクトがうまく進んでいないので、どうしたらいいのかを上司や先輩に相談する

４．報告のタイミング
大切なのは、“相手を不安にさせないこと”です。
まず報告を行う際には、「タイミング」を抑えましょう。
報告の「タイミング」については以下があげられます。

1.指示された仕事が終わった時
2.長期の仕事の進行状況の中間報告
3.仕事の進め方に変更が必要な時
4.新しい情報を入手した時
5.仕事に対する新しい改善方法を見つけた時
6.ミスをした時

 

５．報告の方法
報告の方法に関しては、以下2つが考えられます。

◎口頭で伝える場合
急ぎの場合は、口頭で簡潔に行いましょう。
まずは結論から、経過や状況・原因は結論を報告してから述べ、それから事実を伝えましょう。
※「思った」や「感じた」という曖昧な報告は、誤った判断をさせる原因になるので避けた方が良いです

◎記述で伝える場合
内容が複雑な場合、グラフ・図式を用いた方が分かりやすい場合は記述での報告が良いでしょう。
(例)「いつまでに、何割位終了予定」などの数値を書くなど
メールでの報告は、必ず相手に読んでもらえるように工夫をしましょう。
(例)送信済みメールを印刷し、相手の机の上に置くなど

報告方法については、相手の仕事の仕方やスケジュールを把握しながら考えます。

 

「ほうれんそう」(報・連・相) は仕事を円滑に進めるだけではなく、
ミスやトラブルを減らし、仕事の効率をあげるためのツールです。

しっかりと意思疎通を行い、仕事の効率をあげましょう！

 

次回は、「連絡」と「相談」についての記事です。